中小型律師事務所免費、無痛的雲端管理工具

台灣的律師執業型態大多仍以中小型事務所為主,律師又多習於單打獨鬥,基本上自我管理、自我要求最重要。

筆者再冒昧班門弄斧,介紹三種免費、簡單的軟體,幫忙提昇工作效率,這些工具有相同的特徵:免費、跨平台、可多人共作,相信可以符合中小型律師事務所的基本需求。(老手看看笑笑就好,本文建議新手參考)

人與電腦或科技產品間的互動很有意思,基本上可以從凱文凱力的這個圖理解:

IMG_3884

我對新的科技工具的態度,基本上就是寧願儘早認識,千萬不要漠視排斥。


Google日曆

這個行事曆,恐怕是現在最多人使用的行事曆,但很多大律師都不知道這個行事曆有共享功能,在網頁設定頁面中,可以加入辦公室同仁分享行事曆。使用這個功能,律師事務所的多位律師或是助理,原則上可隨時更新並查閱所有公務行程。另外,也可以用律師名字關鍵字來設定不同顏色,這樣在查閱日曆時,更能有效區別。

Google日曆的功能非常強大,網路有很多教學,真的很值得學習。

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分享日曆的教學參考


雲端硬碟

為何要雲端硬碟?不是為了單純解決儲存空間問題,也不是單純解決備份問題,我認為最重要的是可以跟他人共作分享。

我使用Dropbox儲存我的案件,除了我可以跨平台讀取儲存外,我還可以設定某些資料夾或檔案跟他人分享。舉例說明,有些客戶希望很快知道我的工作成果或是法院往來資料,以往就適用傳真或電郵處理,現在我只要在Dropbox開一個分享資料夾,設定給客戶分享,客戶可以很方便的查看與共作,這功能在多位律師合作案件或專案時,更是好用。

市場上類似的雲端硬碟還很多,我基本上都有在使用:Dropbox存案件、Google雲端硬碟存論文、Box存個人雜務、Onedriv存照片。

如果有與大陸朋友共作的需求,目前最快最好也最像Dropbox的是堅果雲(Nutstore)。

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Dropbox共享教學


待辦事項

待辦事項的工具非常多,甚至在Google日曆整合也很方便。

不過有些人喜歡單獨用一個待辦事項app,輕便好使用,做完一項勾選一項,很有成就感(哈!)。我喜歡用的是奇妙清單,事務所的工作可以做任務指派給助理;與其他同業或異業合作時,可以協同合作;與家人出遊,可以建立共享的餐廳與購物清單。

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奇妙清單的教學


好用的工具還很多,最重要的是適合個人工作與生活習慣的,我相信一定有很多朋友各自有愛好的工具,如果還沒有,不妨以這篇簡單的介紹為起點,開始用科技工具幫助自己工作更有效率,生活更愉快。

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