律師對卷證數位化的準備(更新)

卷證數位化是必然的趨勢,建議大律師們提早調整工作習慣及環境。

現在的線上起訴也好,電子送狀也好,在法院端的處理都還是由法院工作同仁將書狀列印後歸卷給法官,甚至有許多法官收到電子送狀後,還是會要求律師另外送紙本書狀。不過,以司法院的資源,讓法官習慣無紙化工作,我相信不會等太久的。

律師們準備好了嗎?關於卷證數位化的軟硬體使用,張清浩學長曾經有多篇好文介紹,強烈推薦windows系統使用者收藏。

筆者班門弄斧,介紹幾個小方法,簡單又方便,投資一點點小錢,很快就能養成律師無紙化的工作習慣。

面對卷證數位化,我相信有許多律師採用「以不變應萬變」的態度。不管法院卷證是紙本還是數位化檔案,通通印出來再說。

律師簡報技巧.png

為什麼很多律師不願意全面採用無紙化的工作環境?大部分的答案是:不習慣!

大家都聽過,一個行為重複21次,會形成習慣,而一個習慣的養成,則至少應重複21天。是的,養成習慣,只要21天!


記得我1994年剛當律師時,事務所並未幫律師配備電腦,事務所專門有「打字小姐」,當時我在事務所必須用手寫書狀,現在幾乎無法想像這樣的工作環境了。

現在大家都使用電腦了,電腦可以幫我們的,不只是把文件作得好看而已,而是真的可以達到無紙化的辦公環境。如果律師面對卷證數位化,依然以不變應萬變的全部列印出來,環保當然還是遙不可及的口號而已。

現在大家的工作環境,只要先預作一點點小小的改變,一個月之內就可以養成習慣了。


換個大螢幕

現在螢幕真的不貴,投資一個大螢幕,讓電腦的字體看起來大一點,對於極度使用眼力的律師們,真的是有需要。我已經超過十五年不用桌上型電腦工作了,只使用筆記型電腦,但我還是常在辦公室或家中放一個大型顯示器讓筆電外接使用。

而且,寬螢幕對於分割視窗來工作很有幫助

 

 


學會分割視窗

換大螢幕除了保護眼睛以外,最重要的是使用分割視窗。在律師使用電腦工作上,學會分割視窗後定位,會非常有幫助的。例如:左邊瀏覽卷宗pdf檔、右邊整理書狀文字檔;同時開啟兩個word檔,交互參照編輯。

就算不換大螢幕,這一招也一定要學起來!

螢幕截圖 2016-07-12 17.28.12.png

如何分割視窗?
win10教學
mac教學


考慮買台平板吧

就律師工作來說,目前的平板無法取代電腦,但平板至少有以下幾個功能:
1.開庭只要帶一台平板,不用帶著厚厚的卷宗。(這點同樣建議參考張清浩學長的大作
2.一邊使用平板看電子卷證,一邊使用電腦作文書編輯。
3.小型會議或是面談時直接用平板向當事人展示資料。
4.平板具有極大的機動、娛樂、教育等功能。

當然最困擾的是,要選哪台平板比較好?我心目中的好平板最好是尺寸大(至少有9.7吋)、反應速度快(至少像現在的智慧型手機一般)、手寫功能或是感應筆功能強大、不傷眼(最好是用e-ink)、價格合理。好吧,我承認我還沒找到符合上開條件的理想平板,但是個人覺得ipad pro是最接近了。

我有時開庭就只帶iPad Pro,但是考量網路速度跟程式反應,一定要先把相關文件打開,臨場的查閱跟簡單筆記大多不是問題。

documents-5-ipad-hero.jpg

 

依據我的好友,上海交大劉永沛教授的意見,他認為微軟的Surface Pro是目前最好的平版,尤其在手寫輸入的體驗與閱讀PDF文件上,非常方便。他對於iPad Pro與Surface Pro的比較是:前者是玩具,後者是工具。

 

我與劉老師一致的共識是,目前工作處理中心還是要用桌電或筆電,但是好的平板對於行動工作、創作、記錄有極大幫助。

很多人擔心作業系統或是文書處理軟體的問題,依我的觀察,目前幾乎不用擔心了,mac的系統依然穩定,微軟的Win10也不錯用,尤其是在二合一平版裝置上,表現也不錯。
前陣子買了一台新玩具,是Win10作業系統體驗不錯,也很好上手。


熟悉幾個跨平台工具軟體

文書處理軟體就不用介紹了,個人覺得Mac的iWorks系列跟微軟的Office都好用,自由軟體的openoffice也都行,現在幾乎連習慣都稱不上,上手一點都不難。

目前的環境,有幾個工具建議一定要會使用

雲端硬碟
我用Dropbox與同仁分享工作卷中,用Google drive記錄專業資訊、與同道分享法學論文,用box備份寫作,用Onedrive備份照片,用Nutstore跟大陸朋友共享資訊。

 

雲端筆記
本來我長期用Evernote,現在也還是繼續使用,在學習、記錄、知識管理上很有幫助。

最近使用Onenote,覺得這真不愧是微軟的「殺手級產品」,不論是介面、輸入輸出或是共作分享,都很強大,對律師同時需要管理大量案件進度來說,確實是必備的工具。而且這強大的軟體是Surface Pro的關鍵核心,這裡分享劉永沛老師的筆記圖:

 

Onenote管理多種案件、任務

 

最近蘋果公司選出2016年度最佳iOS/Mac應用的App,有一款筆記軟體Bear,如果是蘋果用戶,一定要用看看,輕便、清爽。

 

雖然用了很多科技工具,但是手寫還是很重要,尤其手寫帶來的自由思考與創作力,真的要實際手寫才能體會。以往手寫記錄不易保存歸納,實際運用時,常常要以好的記憶為前提。現在有了這麼多的科技工具,千萬不要忘記把自己的手寫記錄數位化。


 

 

本篇發表於 00.律師執業探索, 演講及座談 並標籤為 , , , 。將永久鏈結加入書籤。

發表迴響

在下方填入你的資料或按右方圖示以社群網站登入:

WordPress.com Logo

您的留言將使用 WordPress.com 帳號。 登出 / 變更 )

Twitter picture

您的留言將使用 Twitter 帳號。 登出 / 變更 )

Facebook照片

您的留言將使用 Facebook 帳號。 登出 / 變更 )

Google+ photo

您的留言將使用 Google+ 帳號。 登出 / 變更 )

連結到 %s