電子卷證(PDF)的基本處理

一直沒有介紹如何處理電子卷證,因為覺得不難,大家都會,而且也不需要花大錢。不過,最近看到律師公會安排廠商推薦一些產品,也吸引了很多人參加,似乎還是很多大律師對於工具的選擇有困擾。

電子卷證主要是PDF 檔案,筆者不揣淺陋,也談談處理PDF的小心得。

我的心得是,簡單就好,別把事情弄複雜了


要不要把電子卷證轉檔為可搜尋的PDF?

現在法院提供的電子卷證,大多是用掃描的,但基本上不是「可搜尋的PDF」,現在確實是有軟體可以大規模全面的將掃描後的 PDF轉換為「可搜尋」,就像 WORD內的搜尋功能,可利用關鍵字搜尋,不過面臨的問題是中文辨識不佳、價格昂貴、耗費系統資源且速度慢。(後面會介紹一種辨識文字的簡易方案

重點是,我不需要這個功能。就法院卷證而言,相信大家一定會從頭到尾至少看一遍,要關鍵字搜尋功能幹嘛?如果在閱覽電子卷證PDF時,就一併做好「目錄」及「書籤」(bookmark),基本上就解決了所有快速搜尋的問題。


PDF 的目錄、書籤與註記

幾乎所有的PDF閱讀工具都有目錄、書籤與註記功能:

目錄:(也有稱為綱要、綱目)

有些法院卷證,法官助理會先編好目錄,但基本上不可能提供給律師。其實律師自己做也很快。原則上就是把卷內資料分類,有的還可以分子目錄。以下圖示是筆者參加桃園地院人民參與審判模擬法庭時拿到電子卷證,可以看得出來法官助理已經先整理過了
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書籤

書籤功能跟目錄差不多,對實際有看卷的律師來說,書籤就是我們在紙本卷邊貼的標籤或便利貼了,只要覺得是重點,就做書籤,有時候卷沒那麼多,也不用作目錄,直接有書籤就行了。開庭時把書籤欄打開,比紙本的標籤或便利貼還好用。卷宗的例子比較敏感,以下的圖示,是我看書的筆記,我覺得對於知識性的書籍,用這方式來筆記最方便、最好用。
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註記與標記

註記就是在PDF頁面上隨意筆記、畫重點,這大家都會。
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用什麼工具來閱讀PDF?

我的建議真的是「隨便」、「都可以」,您用的順手就好,因為上面的基本功能大部分免費軟體都有。以下幾個是要付費的,不過真的不貴,很多人都說好用:

Mac(OS、 iOS)的PDF Expert
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這套用起來真是順手,而且還有壓縮文件功能。我常常用手機閱卷回來,把照片轉成PDF並不困難,但是常常檔案過大,這時候就要壓縮檔案,又希望不影響品質,也有許多線上免費壓縮服務。用過最好的就是PDF Expert,瀏覽及批注筆記都很方便,壓縮功能也強。圖示是一份169頁的閱卷文件,從2.61GB壓縮成32.6MB,且閱讀品質不變。
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Windows的 Drawboad pdf
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如果使用win的平版,這套應該是必備了,強大的筆記、註記功能。


真的需要轉換文字功能時怎麼辦?

不少律師說,如果用電腦工具把掃描的檔案轉換成文字,所花費時間,助理已經手動輸入完成了,更不要說軟體的價格昂貴及耗費系統資源了。

法官或檢察官如果看到律師書狀冗長,一般請律師提供電子檔就好了。律師如果要引用判決書或院方電子筆錄,基本上也不是問題,應該大家都會。真的比較麻煩的是起訴書或是警偵訊筆錄等,沒有辦法取得原始檔案,除了靠助理人工輸入或花大錢買軟體外,現在有個輕鬆的方式,堪用也方便。

號稱微軟新世紀殺手級的產品OneNote
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這套軟體真的非常實用,非常推薦給中小型事務所管理案件。這軟體甚至有個功能,可以將圖片(插入圖檔或 PDF檔均可)上的文字,辨識轉換為可編輯的文字。

插入圖片後,在圖片上按滑鼠右鍵,就會出現「複製圖片上的文字」選項,這裡常常有人說「我的沒有出現?」「我的怎沒這功能?」,這時候要有點耐心,先去喝口水,因為電腦將圖片上的文字辨識出來需要一點時間,等一下下就會出現這選項,點選這選項後,剩下的就是貼上文字稍作編輯即可。

以下給大家參考一下效果
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螢幕截圖 2017-07-02 00.20.00.png

可以看得出來,即便是品質不佳的圖片,辨識文字的效果也不賴。更好的是,OneNote是免費的


 

律師一般在考量科技工具時,價格不是最大的問題,但是大家都怕麻煩。畢竟,科技是要來幫助我們減輕負擔、提昇效率的。

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